Una vez que contamos con un concepto sólido en torno a un evento, es tiempo de pasar a la acción: programar contenidos y planear la logística.

Por: Susana Ds

Después de cerrar el primer módulo del Diplomado en Anti-producción como parte del equipo de OFFF CDMX, era tiempo de regresar a las instalaciones de Fondeadora para comenzar el segundo módulo con una de las partes más emocionantes del curso: contactar y programar al talento que deseamos tener en nuestro evento y casi paralelamente, empezar a generar mécanismos que nos hagan tener todo a la mano y no morir cuando comencemos a planear la logística.

LA LISTA DE LOS DESEOS

Para ello, Alfonso Muriedas nos recomienda contar con una “lista de deseos” del talento que deseamos que sean parte de nuestro festival, sin perder de vista que llevará una ardua tarea de negociación. Las agencias de booking saben cuándo están hablando con productores experimentados o con novatos, por ello, es importante situarnos en nuestro contexto y comenzar con bandas o talento en general adecuado para nuestro concepto y posibilidades de gestión, honorarios y producción. La experiencia lo es todo cuando se trata cerrar con artistas, por lo que nos recomiendan no saltarnos pasos en nuestro aprendizaje e ir poco a poco. Sin embargo, no debemos olvidar que las buenas impresiones comienzan desde que redactamos un correo de contacto, y que no importa el “tamaño” del artista que queremos contactar, debemos procurar siempre ser lo más profesionales posible.

Y cuando estamos empezando, ¿qué nos hace profesionales si no contamos con experiencia o historial? Existen varias respuestas para esa pregunta. Sin embargo, la comunicación es clave. Siempre informar lo que está sucediendo. Contestar correos en tiempo y forma y estar ahí para lo que se necesite. Eso hace la diferencia entre promotores.

Otro punto que no debemos perder de vista es que estamos sujetos a un presupuesto. Aún cuando tengamos la experiencia en booking, si no contamos con los recursos necesarios, será muy difícil lograr nuestro objetivo. Por último, el factor tiempo es igual de importate que los puntos anteriores. Las negociaciones suelen tardar más de un mes y si no tenemos eso en mente, puede desfasar el desarrollo del evento.

GRIMES en NRMAL 2013. Foto: Vice

GRIMES en NRMAL 2013. Foto: Vice

APRENDE ALGO, DINERO: EL ORDEN DE LOS FACTORES SÍ ALTERA EL PRODUCTO

Hablar de talento internacional es hablar de conversiones. Desde que hacemos nuestra parrilla de presupuesto, debemos contemplar tasas de cambio, para que esto no nos tome desprevenidos a la hora de las negociaciones y del pago al talento. Este se puede realizar pagando un anticipo y después una liquidación o con sólo pago en efectivo (siempre que no pase de los 10,000 dólares).  Aprender a distribuir el dinero y saber en qué momento pagar es todo un arte. Por ello, no olvides contar con un buen administrador en tu team o desarollar esa cualidad (puede que la primera opción sea más fácil).  El punto es no olvidar que tener liquidez es poder.

Por otro lado, ¿te has preguntado porque los programadores de festivales ponen a tus bandas favoritas a la misma hora? No es porque te odien. Al contrario. Es una táctica muy a la marketing driven que ayuda a definir quién es más competitivo en el mercado. Sin embargo, en el caso de los eventos donde el concepto es el rey, la programación es lo que motivará a sus asistentes a moverse y fluir dentro del espacio del evento. Podemos poner como ejemplo al Festival Nrmal. Aunque existan tres escenarios (dos de ellos juntos) los horarios van a llevar a los asistentes a vivir la experiencia de una manera completamente distinta a otro festival, aunque éste último contara con el mismo talento. No olvides que el público no está obligado a ver a todas las propuestas, por muy buenas que sean. Piensa en darles un espacio para que puedan relajarse, pláticar, comer y convivir dentro del lugar. Pero sobre todo, ponle mucha atención a la programación, porque el orden sí va alterar el resultado. Eso tenlo por seguro.

San Pedro el Cortéz en NRMAL 2013. Foto : Vice

San Pedro el Cortéz en NRMAL 2013. Foto : Vice

EL ARTE DE LA LOGÍSTICA Y LA PRE-PRODUCCCIÓN

En el momento en que estamos contactanto a bandas y talento para un festival, comienza también el trabajo de pre-preoducción. Para hablar más del tema, contamos con Mónica Saldaña, Directora Operaciones del Nrmal, quien con el paso de los años ha logrado establecer una métodología eficaz para la demanda de un evento. Por ello, Saldaña siempre cuenta con archivos en Google Drive que comparte con el equipo de logística en donde se explica cuáles son los talentos, de dónde vienen, cuántos boletos de avión utilizará, cantidad de equipaje e incluso la información de los hoteles en donde se hospedarán. Es por ello que nos recomiendan pedir al talento contratos, riders, pasaportes, material de prensa y demás en el momento que confirmen, con la intención de que ninguno de estos documentos tan importantes nos puedan hacer falta en el futuro, en donde ya no contaremos con la atención de las agencias.

Otra práctica de Saldaña que podemos aprender, es enviar a todos los talentos un Manual de Producción General, en dónde se explica a detalle toda la logística del evento, con todas las indicaciones necesarias para antes, durante y después del fest.

APRENDER A DECIR NO

Por último, otro de los puntos claves para ser buenos productores es reconocer lo que sí y lo que no puedes ofrecer a tu talento. Por ello, dedica tiempo a leer las necesidades y requerimientos en sus contratos y no temas en preguntar o negociar condiciones. Deja todo claro desde el principio para que posteriormente no existan confusiones y todos los involocrados tengan una buena experiencia al trabajar con tu team.

Stay Tuned.

Discoteca  · Nodo · Fondeadora

ETIQUETAS:anti produccion
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