¿Existe una manera de prevenir quedarnos sin dinero cuando hacemos eventos? Es más, ¿existe una manera de calcular la rentabilidad de nuestros eventos? ¿Quién nos puede presentar recursos para llevar a cabo nuestro proyecto?

Por: Susana Ds 

Dinero. El tema escabroso por excelencia. Todas las ideas son posibles hasta el momento en que consultamos las cuentas del banco o los ahorros que tenemos debajo del colchón y descubrimos la terrible verdad: no tenemos el recurso monetario suficiente ni para cubrir la mitad de los costos de nuestro festival o evento ideal.

Sin embargo, lo más alarmante es que solemos darnos cuenta de la falta del recurso cuando ya tenemos proyectos en marcha. Minimizamos la importancia de los gastos hasta que estos nos aplastan.

En la tercera sesión del Diplomado de Anti-producción de NODO en colaboración con Discoteca Formación en las instalaciones de Fondeadora, recibimos a Álvaro Hernández, Director Administrativo del festival MUTEK Mexico y productor especializado en administración y gestión de fondos para eventos, con un mar de preguntas en torno al manejo de los recursos financieros para hacer realidad un festival.

Al abordar el tema de los recursos financieros nos saltan muchas dudas: ¿Existe una manera de prevenir quedarnos sin dinero cuando hacemos eventos? Es más, ¿existe una manera de calcular la rentabilidad de nuestros eventos? ¿Quién nos puede presentar recursos para llevar a cabo nuestro proyecto?

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LAS FUNCIONES DE UN ADMINISTRADOR

Es importante considerar las funciones del administrador en nuestro equipo de trabajo. Este se encargará de darle claridad al proyecto, administrar recursos físicos, humanos y financieros y pensar en el futuro (¡Planeación, planeacion, planeación!). Por ello, es recomendable que la persona que desempeña este puesto no sea, a su vez,  el director general del proyecto, ya que un director siempre quiere sumar elementos para enriquecer la experiencia del asistente, mientras que el administrador buscará bajar costos y respetar el presupuesto previamente asignado.

CÓMO GENERAR PRESUPUESTOS Y NO MORIR EN EL INTENTO

El financiamiento de nuestros eventos pueden tener distintas procedencias. Desde dinero que podemos gestionar con inversionistas hasta los recursos procedentes de la barra, el costo de boleto y patrocinadores. También existen fondos proporcionados por instituciones culturales; es cuestión de estar al tanto de sus convocatorias y reunir los requisitos que se solicitan.

Álvaro recomienda que del 100% de la inversión que necesitamos para nuestro evento, siempre contemos con un 25 % para comenzar, ya que hay pagos que, si se realizan lo más pronto posible, se convierten en puntos de ahorro que podrían salirnos más caros y desequilibrar nuestro presupuesto si los dejamos para después.

Al empezar a generar presupuestos y panoramas financieros, es necesario conocer en qué vamos a gastar y para qué. Por ello, realizar un organigrama de nuestro equipo de trabajo y sus funciones, nos ayudará a tener claridad del cómo se está ejecutando el evento en cuestión.

Después de generar este panorama, lo siguiente es saber cuánto cuesta cada recurso que utilizamos en nuestra producción. No importa que no generemos nómina o no paguemos locaciones porque tenemos alianzas previamente trabajadas. Todo tiene un costo y es necesario contabilizarlo. También es importante no asustarnos ante los números. Hacer un evento, por muy pequeño que este sea, es una inversión y por lo tanto, los presupuestos pueden generar números con muchos ceros de por medio. Debemos acostumbrarnos a trabajar grandes cantidades de dinero sin miedo.

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Por otro lado, es necesario generar una ruta de la utilidad que tendremos al realizar la producción y ajustar esta cantidad a los diferentes escenarios que se puedan presentar. Es decir, en un escenario ideal, venderíamos todos los tickets de nuestro show, tendríamos sold out en barras y los patrocinadores cubrirían su parte en tiempo y forma. Sin embargo, no tenemos asegurado que ese escenario suceda. Por eso, debemos generar un prepuesto lo más realista posible, que no generé sorpresas negativas en la ejecución.

TOLERANCIA A LA FRUSTRACIÓN

Lo cierto es que la práctica hace al maestro. Por más que hagamos una planeación o presupuestos, siempre existirán riesgos. Esto nos hizo preguntarnos ¿cuál es el perfil de una persona que busqué realizar producciones?

Dentro de las miles de respuestas que podemos generar, encontramos que a las personas que les llame la atención todo los movimientos y la energía de un evento deben contar con paciencia, tolerancia a la frustración y mucha visión. Debe saber cómo administrar su energía para las largas jornadas laborales que no respetarán horarios de oficina y definitivamente, estar convencido del por qué y para qué de lo que se está haciendo.

¿Cuántas de estás características tienes? ¿Te gustaría desarrollarlas?

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Discoteca  · Nodo · Fondeadora

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