Cuando nos ponemos en mood creativo y fluye la pasión, suele ser difícil racionalizar nuestras ideas y solemos olvidarnos de esos factores que pueden actuar en nuestro favor en vez de ser nuestros enemigos: los objetivos, el tiempos y los costos son las tres variables que no debemos olvidar cuando arranquemos la planeación de nuestro evento.

Por: Susana Ds

Este sábado 3 de septiembre tuvimos nuestra segunda sesión del diplomado de Anti-producción en las oficinas de Fondeadora, un espacio orgánico y lúdico que permitió que las nuevas ideas fluyeran.

En esta ocasión, Álvaro Inzúa, fundador de Discoteca Formación y especialista en el desarrollo de sistemas financieros, comerciales y de operación para eventos y proyectos culturales, nos compartió una ecuación clave en la creación de eventos, así como herramientas que nos ayudarán a hacernos la vida mucho más fácil cuando se trata de acomodar ideas y compartirlas con otros.

Solemos intuir que para realizar un evento, existen ciertas variables y cierta metodología a seguir. Sin embargo, cuando nos ponemos en mood creativo y fluye la pasión, suele ser difícil racionalizar nuestras ideas y solemos olvidarnos de esos factores que pueden actuar en nuestro favor en vez de ser nuestros enemigos eternos.

EL TRIÁNGULO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Es por ello que Álvaro enfatizó en memorizar que los objetivos, el tiempo y los costos son las tres variables que no debemos olvidar cuando arranquemos la planificación de nuestro evento, mismas que constituyen el triángulo de la administración de proyectos.

Podemos comenzar por preguntarnos cuál es el objetivo de mi proyecto, festival o evento. Mientras más puntuales podamos ser con las respuestas, será más fácil trazar la ruta a seguir para alcanzarlo a través de plantear y ejecutar objetivos específicos. A su vez, podemos identificar los objetivos cuantitativos y los cualitativos a los que queremos llegar.

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Foto por: Aarón Rubio

Este ejercicio también funciona para los que tenemos proyectos que ya se ejecutan. Siempre es importante contar con algo que nos recuerde hacia dónde vamos y para qué. Y aunque suene obvio, lo cierto es que suele ser muy fácil perderse entre las posibilidades y generar escenarios que no son ideales para nuestro ejercicio. No por nada 70% de los errores de un proyecto se encuentran en los objetivos del mismo: al no tenerlos claros o no tener coherencia con el tiempo y los recursos.

Por otro lado, el tiempo así como los recursos necesarios con lo que contamos para llegar a cumplir el objetivo que nos planteamos, son variables que podemos ajustar una vez definido el contexto en el que nos encontramos. Tal vez no contamos con el dinero necesario para hacer crecer un proyecto en un mes, pero tal vez sí para desarrollarlo en un año, sin complicaciones. Para ello, debemos ser conscientes del tiempo que en verdad disponemos para lograr el objetivo. A más recurso, menor tiempo. A menor recurso, más tiempo necesitaremos para lograr el cometido.

Uno de los errores frecuentes que solemos cometer es no considerar correctamente las horas laborales que le otorgaremos a trabajar en cada proyecto. Es decir, aunque vivimos inmersos en horarios corridos de trabajo, lo cierto es que nuestras horas creativas y efectivas son menores a las ocho horas diarias laborales. El no realizar un cálculo real y funcional del tiempo genera que no se cumplan los objetivos y con ello, llega la frustración. Por eso, es importante ser consciente de ello antes de negociar con el factor tiempo.

SOBRE LA COMUNICACIÓN CIRCULAR

Uno de los problemas más recurrentes en todo equipo es cómo comunicar nuestras ideas, cómo logramos darles seguimiento y transformarlas en resultados. Para ello, Álvaro recomienda el uso de programas para realizar mapas mentales. De esta forma, podemos ser concisos y efectivos en la planeación y el equilibrio entre tiempo, recursos y objetivos. Por otro lado, el uso de plataformas gratuitas como Google Drive o Google Calendar facilita la gestión de los proyectos al poder compartirlos y editarlos en tiempo real por todo el equipo, con la finalidad de crear una comunicación circular, incluyente y clara.

HACIA LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE PROYECTOS

La sesión con Álvaro dio espacio para pensar en el tema lúgubre de los costos. A veces, se cuenta con los objetivos y el tiempo para levantar una iniciativa pero la falta de recurso o la poca experiencia en la administración de los mismos nos lleva a panoramas obscuros y tristes. Sin embargo, ese tema se podrá explorar de la mano de Álvaro Hernández, director  administrativo del festival Mutek México y productor especializado en administración y gestión de fondos para eventos.

Stay tuned

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